W każdym biurze należy przewidzieć optymalną organizację pracy. W pomieszczeniach firmy muszą znaleźć się różnego typu przedmioty usprawniające czynności wykonywane przez pracowników. Wysokiej jakości artykuły biurowe sprawią, że pracownicy firmy będą mogli realizować swoje obowiązki w szybszym tempie przy zachowaniu dużej precyzji. Powstaje pytanie: jak wybrać artykuły biurowe, aby pozwoliły na efektywną pracę wszystkich pracowników?
Papier o optymalnym poziomie bieli
Pierwszym produktem naturalnie kojarzącym się z pracą biurową jest papier. Nowoczesne firmy wykonują coraz więcej czynności elektronicznie, jednak niektóre dokumenty nadal muszą być przygotowane w wersjach papierowych. Pracowników należy wyposażyć w typowy papier ksero lub wyższej jakości arkusze, na przykład, o większej gładkości lub białości. Należy pamiętać, że papier będzie wykorzystywany nie tylko na potrzeby wewnętrzne biura, lecz niektóre dokumenty będą także prezentowane klientom i kontrahentom. Dlatego należy zadbać o jakość papieru, aby uzyskany kontrast był korzystny dla oczu.
Wygodne przybory do pisania
W wielu przypadkach na dokumentach będą nanoszone poprawki lub uwagi. Z tego względu pracownicy biura powinni być wyposażeni w artykuły piśmiennicze takie jak długopisy, ołówki i flamastry. Pozwoli to na tworzenie notatek i grupowanie ich przy uwzględnieniu różnych poziomów ważności lub oddziałów firmy. Dłuższe notatki mogą być wykonywane w zeszytach lub brulionach. Są to kolejne produkty, które należy przewidzieć podczas organizacji nowoczesnego biura. Można w nich przechowywać szczegółowe wytyczne klientów, dane teleadresowe oraz innego rodzaju informacje niezbędne podczas realizacji ważnych projektów.
Segregatory na ważne dokumenty
W każdym biurze powinien panować idealny porządek. Dokumenty można umieszczać w segregatorach lub teczkach, które następnie znajdą się na półce w szafie biurowej. Dzięki temu informacje zostaną zabezpieczone, a jednocześnie pracownicy będą mieli wygodny dostęp do wszystkich dokumentów. Artykuły biurowe tego rodzaju powinny być opisane i uporządkowane alfabetycznie lub chronologicznie. Dokumenty dotyczące jednego projektu lub klienta warto spiąć za pomocą zszywacza i ponumerować poszczególne kartki. Mamy wtedy pewność, że przygotowane dane nie zmienią swojej kolejności i w każdej chwili możliwa będzie weryfikacja ich kompletności.
Wygodny kalkulator biurowy
W każdym biurze powinien znaleźć się także wielofunkcyjny kalkulator. Ma on znaczenie nawet wówczas, gdy większość obliczeń jest wykonywanych w programach komputerowych. Kalkulator pozwala na szybkie działanie nawet bez dostępu do energii elektrycznej, a także jest bardziej poręczny niż komputer stacjonarny, laptop, a nawet smartfon. Tradycyjnym kalkulatorem warto weryfikować wyniki obliczeń, szczególnie w sytuacji, gdy jest on wyposażony w mini drukarkę. Nowoczesny kalkulator może wspierać obliczenia podatkowe i handlowe związane z przewozem, a także ubezpieczeniem towarów. Ponadto kalkulator o ciekawym kształcie może być ozdobą biurka pracownika.
Podczas wyposażania biura w artykuły biurowe należy uwzględnić potrzeby wszystkich pracowników. Specyfika pracy może wymagać zakupu innych akcesoriów dla osób zatrudnionych na różnych stanowiskach, szczególnie jeśli pracują w pomieszczeniach o różnych rozmiarach lub nietypowym układzie. Poprawnie wybrane nowoczesne artykuły biurowe będą wspierać wydajność pracy i w dłuższym czasie spowodują zwiększenie przychodów przedsiębiorstwa.
